Assistant de direction générale adjointe H/F
Contexte
Rattaché au Secrétariat Général, l’assistant de direction générale adjointe assurera ses missions pour le compte de la Direction Générale Adjointe (DGA) Cadre de Vie et Usagers. Cette Direction Générale Adjointe est composée de 3 directions : la direction des services urbains, la direction ressources coordination et pilotage et la direction de la voirie, de l’eau potable et de l’assainissement
Missions
1. Assister le directeur général adjoint et l’équipe de DGA dans leurs missions
- Assurer la gestion de l’agenda du directeur général adjoint et, le cas échéant, des directeur.rices (prise de rendez-vous, invitations, transmission des ordres du jour, préparation des dossiers…) ;
- Veiller au bon déroulé des réunions et rencontres organisées par la direction générale adjointe ;
- Assurer le suivi de l’ensemble des documents émanant de la direction générale adjointe (notes, courriers…), en contribuant à la fluidité du système de transmission ;
- Assurer la gestion quotidienne du courrier reçu et envoyé (enregistrement, distribution, envoi, gestion des parapheurs, publipostage papier et numérique, relecture et mise en page, rédaction de courriers types…)
- Suivre et tenir à jour le planning des congés et absences de la direction générale adjointe ;
- Rédiger, le cas échéant, le compte-rendu de certaines réunions ;
- Être force de propositions pour l’amélioration constante des processus de classement, archivage et circulation de l’information au sein de la DGA (circuit parapheur, classement numérique et physique des documents…).
2. Contribuer à la transversalité du travail de la DGA
- Veiller à la bonne coordination du travail de secrétariat / assistanat avec les autres assistantes de direction de la DGA et les assistantes de la direction générale ;
- Dans ce cadre, proposer, le cas échéant, des temps d’échanges et d’animation avec les assistantes de direction au sein de la DGA ;
- Participer le cas échéant à des réunions de l’équipe de DGA.
Profil recherché
- Connaissance et expérience en secrétariat / assistanat de direction ;
- Autonomie et adaptabilité, capacité à travailler dans un contexte mouvant ;
- Rigueur et discrétion ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Sens du travail en équipe et capacité à travailler en transversalité ;
- Appétence aux sujets traités par la direction générale adjointe ;
- Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales.
Formation
Formation en secrétariat / gestion administrative et ou expérience sur un poste similaire apprécié ;
Bac +2.
Conditions du poste
• Poste basé à Créteil (94) ;
• Travail du lundi au vendredi sur la base de 37h30 par semaine ;
• Mise à disposition d’outils de mobilité et possibilité de télétravail ;
• Rémunération statutaire + RIFSEEP;
• Prestations d’action sociale via le CNAS;
• Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois).
• Possibilité d'adhérer au contrat collectif prévoyance - maintien de salaire (PSC) avec prise en charge à hauteur de 50% par la collectivité.
Pour postuler
Renseignements auprès de Anahita DOWLATABADI, Secrétaire Générale adowlatabadi@gpsea.fr ;
Créer votre compte candidat ci-dessous et joindre une lettre de motivation ainsi que votre CV.